企業間的競爭，是產品的競爭，更是企業管理水平之間的競爭。產品的競爭是有形可量化的，企業間管理競爭則是無形并難以量化。正是如此，管理制度的執行與落地也成為企業管理者費心盡力的重要工作之一。在國內精細化工領域頗有建設的南京威爾化工有限公司（以下簡稱南京威爾化工）可以說是深有體會。

南京威爾化工源自金陵石化的民營企業，于2000年改制成立，在醚類和酯類合成技術方面世界領先，在醫藥輔料、原料藥中間體、合成潤滑基礎油、特種聚醚和特殊表面活性劑領域在國內處于領先地位。由于企業領導以技術出身為主，企業高層更看重技術帶動企業的發展。

“正是協同的引入，讓企業原本不強的管理思想得到加強，讓原有管理制度得到切實執行，也讓領導看到了協同的價值。”南京威爾化工信息化主管、協同項目負責人俞清對協同深有感觸。

偶然引入帶來管理實效

南京威爾化工引入致遠協同軟件，可以說是偶然。2007年7月，威爾化工準備引入ERP來提升企業業務管理水平。在選型階段，為了加強企業內部協調與溝通，威爾化工才一并引進了協同OA和ERP兩套軟件。

2007年11月，威爾化工開始實施致遠協同軟件，并于轉年4月正式上線。在1年多使用中，功能最簡單的基礎版讓威爾化工感覺到了協同系統的實用簡單，并考慮進一步深化應用。經過產品功能、軟件穩定性、廠商服務能力等多方面評估之后，2009年南京威爾化工決定將使用中的致遠A6基礎版升級到企業版，增加并發數，并將企業內部管理制度以表單形式落地到實際管理中。

人是有惰性的，成為習慣的工作方式有時候很難改掉。尤其是在致遠A6協同表單實施推廣過程中，要求流程固定，模版固定，這就給已經習慣較為松散管理模式的人員帶來不小沖擊。一位員工的改變映襯了威爾化工推廣的成功。

在致遠A6表單實施期間，威爾化工一位員工A開始并不樂意使用協同。他曾振振有詞說：“手寫不一樣嗎，還能增加同事之間的溝通和交流。”當他某天需要完成一個多部門協作的文件時，A用紙質文檔完成了第一個節點，并送往其他部門進行流轉。正好此時A外出培訓學習，一周后回來發現文件還在第二個節點壓著，他相當氣憤，就去質問第二個節點的員工B。

B恰好正在和俞清商討致遠A6的技術問題，B不知是為了推卸責任還是真的才收到，說：“你們部門才給我啊，再說不是協同OA有表單嗎？你要是發OA，誰的責任不就一清二楚了？”A無言卻覺得是俞清給他找茬。

過了幾天，A找到俞清：“聽說OA蠻智能的，我需要幾個統計數據，你看能否找到。”A所需的統計以往很難得出準確答案，因為原有不規律統計本來就相當繁瑣，但俞清利用A6的歸檔統計從容應對，逐一解決。正當得意之時，卻出現一個統計出錯。俞清仔細研究后發現，出錯原因是差A的那張紙質文件中數據，加上之后依舊完全正確。A再次無言……

從那以后，A徹底為致遠A6協同所折服，OA無用論在也沒有被提及。A也因年終小結中充分利用OA帶給他個人進步和工作進步的小結得了一份最佳總結獎。

2010年2月，南京威爾化工的企業版正式上線，給企業在內部協調、溝通管理上提供了新的驅動力與潤滑劑。

企業內部銜接更流暢

眾所周知，汽車變速箱需要靠各檔位齒輪的嚙合才能把發動機動力以最適宜的扭矩和轉速輸出，汽車也才能夠以平穩的狀態運行。企業管理同樣如此，需要內部各部門有效地配合與銜接，才能實現高效地運作。而A6協同在企業內部管理起到的作用，正如同變速箱中的機油，讓整個系統運轉更加流暢，減少了摩擦與損耗。

威爾化工的生產以產定合同、以銷定產居多，一些特殊產品會采用采取少量生產的方式。因此，退貨的情況也比較普遍，而退貨原因則多種多樣：如包裝損壞或者生產部門在生產過程的瑕疵，而質檢部門沒有發現…因此，威爾化工的退貨流程往往是牽涉多個部門。

“以前這個退貨流轉時間特別長，效率也比較低。經常是客戶催我們的銷售，銷售再催其他部門。而其他部門之間你推我、我推你。今天轉到那邊，明天轉到這邊，結果轉來轉去效率很低。客戶就覺得我一個產品因為你不合格，最后我讓你查原因，你半個月、一個月都查不出來究竟是什么情況？這也影響了我們公司的形象。”俞清這樣描述當時情況。

因為這種相互推諉，當時南京威爾化工處理一個退貨申請，通常需要半個月，最長甚至超過了一個半月。

利用致遠A6協同表單制作的“退貨處置表”則極大地改善了流程的處理效率。首先是各部門處理更加積極了。因為每個節點收到協同、處理協同都有明確時間標示，消滅了部門推脫借口，而且流程節點上的各部門不好意思在本節點長時間拖壓。這在無形之中加快了流程的執行效率。

其次，各部門信息對稱更加容易了。“退貨處置表”涉及到質量管理部、技術部、生產部、銷售部等多個部門。由于部門條塊分割，部門之間缺乏互動與反饋，往往退貨處置表最后不會回到發起人手中。如果發起人想了解具體退貨原因，就需要一個部門、一個部門去溝通；如果是中間某一節點人員想知道后續意見，同樣需要自己去追問。這勢必影響內部執行的效率。

利用致遠A6協同的“退貨處置表”表單，在申請發起到各節點流轉完畢的過程中，只要處理過該申請的節點，都可以隨時查看申請的具體進度和其他部門的反饋，只要表單被某一節點處理完畢，就自動知會已處理該協同的各節點，并自動通知下一結點進行處理。在此過程中，各部門可隨時可以查詢各節點的處理方法、處理意見和態度，不再需要分別詢問，并可隨時就關心問題在表單上發表意見，增強內部互動，實現了企業內部信息對稱。

再次，加強了統計歸檔能力。由于客戶退貨原因多樣，以往進行分析會很費力，需要把單據整理出來，一張張地去分析原因。同時，紙質文檔易遺漏、丟失，不便查詢，這也給統計分析工作帶來了阻礙。因此，即使以年度為單位來進行統計分析，仍需要花費4~5天來進行統計，低效率減慢了威爾化工的對客戶的響應速度。

致遠A6協同的表單歸檔與查詢，讓紙質表單的各種問題一掃而光。自動歸檔讓各種表單不再有丟失之虞，而且統計功能也讓現在的年度分析半天即可完成，大大提高了工作效率。

通過退貨處理表單的使用，現在退貨處理在一周內即可處理完畢，不僅效率提高了3倍，客戶對威爾化工的滿意度也大大提高。

回顧致遠A6協同企業版上線一年多來的使用成效，俞清最大的感慨是通過A6運行的管理制度執行效率明顯比比依然通過紙質文件執行的效率要高很多。更重要的是，致遠A6協同在潛移默化中提高了企業的管理水平。以往不按照制度處理、看人情面子來安排處理事情的優先級等現象屢有發生，而隨著協同OA系統的深入人心，現在很多工作，“人們第一反應就是發協同，大家覺得協同發出來之后就是按章辦事。我收到這個協同，我處理了，現在處理工作是看事不看人，執行效力也大大提高，企業內部管理制度的落地也得到了切實執行”俞清描述道。