使用油位視鏡
油位對于有效潤滑非常重要，在設備維護中要經常檢查油位，一旦油位過低應立即加油。許多齒輪箱都有一個進油口和一個放油塞，要檢查油位必須擰開進油口螺塞把手指或者油尺探進去檢查，在放油口安裝一只視鏡，這樣就能隨時觀察油位，同時也有助于觀察油的狀態。
另外，由于安裝了視鏡，您不必經常打開加油口，因此可以在加油口安裝一只呼吸閥或者快捷接頭，如果安裝快捷接頭，在進油和放油口都要安裝，便于加油，也利于進行離線過濾。
高溫情況下使用合成油
礦物油不耐高溫，在高溫下會迅速氧化，溫度高于93攝氏度的情況不建議使用礦物油。
檢查泄露
一旦發生泄漏，應首先找到泄露原因，發生泄漏常見的原因是壓力增加，檢查有無通風口堵塞、油位過高、過熱等情況，扭矩過大造成墊圈失效也會造成泄露。
清除油泥
油泥會顯著縮短潤滑油的壽命，例如液壓油里如果有1%的油泥，油的壽命會減少約40%。
保持齒輪箱外表面干燥
如果齒輪箱外部有水，應該考慮以下幾點：
檢查冷卻液泄露。
如果齒輪箱時開時關，考慮使用帶有干燥劑的呼吸閥（desiccant breather），對于齒輪箱接觸到水的問題，這個辦法很有幫助。
膨脹室也有助于除水。有了膨脹室，潤滑油膨脹和收縮的過程里不會把空氣帶進來。
使用離線過濾技術，你可以使用全天候過濾設備或者定期使用濾油小車，把水和雜質過濾掉。
做好油品采樣檢測
如果你想收集到金屬磨損的信息，避免在過濾器下游采樣，因為重要的信息會被過濾器剔除。另外避免在大型的集中式油池里采集油樣，例如蒸汽輪機、造紙機和液壓系統的油池，這些油池體積太大，金屬的磨粒濃度被稀釋，容易導致儀器無法識別，應選擇從“活躍”區域回流的油進行采樣，對于軸承，應從出油口管道里采集油樣。
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